de Elena Radu, Director Operațional Medialine România
În ultimii ani, digitalizarea relației dintre companii și stat a schimbat profund modul în care funcționează departamentele financiar-contabile. e-Factura, SAF-T, Spațiul Privat Virtual, declarațiile periodice și validările tehnice fac deja parte din activitatea curentă a acestor departamente. Din 2026, fișierul standard de control fiscal, SAF-T, depus prin declarația D406, a devenit obligatoriu pentru toate categoriile de firme din România. Calendarul de implementare graduală, început în 2022, s-a încheiat. Împreună cu e-Factura și e-TVA, statul are acum vizibilitate aproape în timp real asupra tranzacțiilor companiilor.
Pe hârtie, aceasta înseamnă o relație mai transparentă și mai predictibilă cu autoritățile. În practică, eu am observat altceva: am digitalizat raportarea, dar am uitat să o automatizăm. Am mutat munca manuală din dosare și hârtii în fișiere XML, statusuri verificate în SPV și exporturi din ERP, însă ea a rămas, în esență, tot manuală. Iar aceasta este o problemă reală, care persistă.
Cele mai multe companii au astăzi sisteme ERP, au echipe bune, procese interne, sunt deschise la digitalizare. Dar datele încă circulă fragmentat: o parte se află în ERP, o parte în SPV, o parte în fișiere XML, o parte în Excel, iar statusurile se verifică document cu document. Sigur, dacă volumul este mic, sistemul funcționează. Dar atunci când volumul de date crește, fragmentarea este un risc real. Pentru un director financiar, întrebarea „suntem conformi acum?” ar trebui să aibă un răspuns imediat. Dar în multe companii, răspunsul încă depinde de exporturi, importuri, verificări manuale, confirmări căutate în SPV și corelări făcute sub presiunea deadline-ului. Riscul apare, de obicei, în zonele mici, repetitive, aparent banale: o factură care nu a fost preluată la timp, un XML invalid, o eroare de transmitere, un status ANAF neverificat, o declarație generată din date care nu au fost sincronizate complet. Fiecare dintre aceste situații consumă timp și poate genera costuri, întârzieri sau explicații suplimentare într-un audit.
Aici se vede diferența dintre digitalizare și automatizare. A digitaliza înseamnă a produce documentul electronic cerut de stat. A automatiza înseamnă ca informația să circule singură între sistemele companiei și ANAF, fără ca cineva să o mute manual dintr-o platformă în alta. Există deja pe piață soluții care leagă ERP-ul de Spațiul Privat Virtual și urmăresc automat documentele, statusurile și erorile, categorie din care face parte și ContaSync, soluția dezvoltată de compania în care lucrez. Dar, dincolo de orice produs, ceea ce contează este faptul că o conformare fiscală a companiei nu ar trebui să depindă de câte ore poate aloca echipa pentru verificări manuale. Companiile au nevoie de soluții care să lege sistemele între ele, să reducă munca manuală și să ofere vizibilitate în timp real asupra fluxurilor financiare și fiscale.
În acest context, două lucruri devin esențiale. În primul rând, vorbim de validarea tehnică: fișierele XML trebuie să respecte standardele ANAF, iar verificarea lor manuală cere timp și atenție constantă. În al doilea rând, ne uităm la trasabilitate, adică să știm când a fost transmis un document, ce status are, ce răspuns a venit de la ANAF și unde s-a blocat ceva. Pentru un CFO, un astfel de instrument înseamnă timp câștigat deoarece el reduce incertitudinea și permite decizii pe date actuale, concrete.
Mai există o discuție pe care o port des: ce facem cu timpul oamenilor? În multe companii, contabili și specialiști financiari foarte buni petrec încă ore întregi cu transfer, verificare, reconciliere, o muncă necesară, dar care nu le folosește la maximum competența. Automatizarea acestor etape nu înlocuiește experiența financiar-contabilă, ci îi oferă mai mult timp pentru analiză, control, prevenție, planificare, dialog cu managementul.
Cred că digitalizarea fiscală trebuie privită ca parte din infrastructura operațională a companiei. Ea influențează cash-flow-ul, conformitatea, relația cu autoritățile, calitatea datelor și capacitatea de auditare. Următoarea etapă însă privește către automatizarea eficientă. Iar companiile care vor integra procese care funcționează singure vor avea de câștigat. Pentru că, altfel, riscăm să confundăm digitalizarea cu progresul: mai multe platforme de verificat nu înseamnă automat mai multă eficiență.
Elena Radu este Director Operațional la Medialine România, companie internațională specializată în furnizarea de soluții IT complete și personalizate pentru companii medii și mari, operând în peste 20 de locații din Germania, Austria și România. Medialine funcționează ca un hub digital de business pentru companiile care pot accesa dintr-un singur loc toate serviciile IT necesare în operațiunile de business.