Autori: Radu Plop – Senior Manager, Head of Entity Management Services si Raluca Cirstea – Senior Legal and Entity Management Officer, TMF Romania
Cand se vorbeste despre transparenta salariala, atentia merge aproape instinctiv catre salarii, diferente de remunerare sau obligatii de raportare. Totusi, adevarata provocare este mai profunda: modul in care o companie isi organizeaza deciziile interne, isi justifica politicile si poate demonstra, coerent si credibil, ca acestea respecta principiul egalitatii de remunerare.
Aceasta schimbare nu mai tine doar de bune practici, ci de o obligatie juridica concreta. Directiva (UE) 2023/970, obligatorie pentru toate statele membre, muta discutia din zona principiilor generale in cea a cerintelor clare, masurabile si verificabile. Romania, la fel ca celelalte state membre, trebuie sa transpuna directiva pana la 7 iunie 2026, iar procesul legislativ este deja in curs.
In acelasi timp, institutiile europene au inceput sa ofere angajatorilor repere practice, inclusiv prin ghidul elaborat de Comisia Europeana si Institutul European pentru Egalitatea de Sanse intre Femei si Barbati (EIGE). Dar, inainte de metodologii, formulare sau instrumente de raportare, exista o intrebare esentiala de la care trebuie pornit: ce entitati sunt cu adevarat vizate de noile obligatii si in ce conditii?
Indiferent cum va arata forma finala a legislatiei nationale, un lucru ramane cert: transparenta salariala se aplica angajatorului ca entitate juridica distincta. De aceea, primul pas real intr-un demers de conformitate nu este analiza salariilor, ci identificarea corecta a entitatilor pentru care obligatiile devin efectiv aplicabile.
Angajatorul ca reper al aplicabilitatii
Atat Directiva (UE) 2023/970, cat si proiectul de lege de transpunere pornesc de la o premisa clara: obligatiile de transparenta salariala se aplica angajatorului ca entitate juridica distincta, nu grupului de companii in sens economic. In consecinta, obligatiile se nasc la nivelul fiecarui angajator care are lucratori incadrati prin contract individual de munca.
In practica, in special in cazul grupurilor internationale, exista tendinta de a aborda transparenta salariala prin politici centralizate. Desi utila din perspectiva operationala, aceasta abordare poate fi insuficienta din punct de vedere juridic. Doua entitati din acelasi grup pot fi supuse unor regimuri diferite, in functie de numarul de lucratori, calendarul de aplicare si nivelul de expunere la obligatiile de raportare.
Aceasta abordare este confirmata si de orientarile europene, care subliniaza ca aplicarea principiului egalitatii de remunerare trebuie raportata la realitatea organizationala a fiecarei entitati, iar solutiile nu pot fi aplicate uniform la nivel de grup.
Pragurile legale de raportare si calendarul de aplicare
Potrivit proiectului de lege, obligatia de raportare privind diferentele de remunerare este diferentiata in functie de dimensiunea angajatorului, atat sub aspectul existentei obligatiei, cat si al frecventei de raportare. Astfel, angajatorii care au cel putin 100 de lucratori sunt obligati sa colecteze, furnizeze si raporteze informatii privind diferentele de remunerare dintre femei si barbati, in timp ce angajatorii sub acest prag nu au obligatie legala, putand raporta voluntar.
Raportarea acopera un set amplu de informatii relevante pentru analiza diferentelor de remunerare, inclusiv diferentele generale si mediane, componentele constitutive complementare sau variabile, distributia lucratorilor pe intervale de remunerare si diferentele pe categorii de lucratori.
In ceea ce priveste calendarul, momentul de inceput si frecventa raportarii variaza in functie de numarul de lucratori. Angajatorii cu cel putin 250 de lucratori vor raporta anual incepand cu 7 iunie 2027, cei cu 150–249 de lucratori vor raporta o data la trei ani din acelasi moment, iar angajatorii cu 100–149 de lucratori vor intra sub incidenta raportarii mai tarziu, incepand cu 7 iunie 2031, tot cu o frecventa de trei ani. Raportarea se realizeaza catre Agentia Nationala pentru Egalitatea de Sanse intre Femei si Barbati (ANES), in formatul si conform metodologiei stabilite prin ordin al ministrului muncii.
Aceasta structura confirma ca transparenta salariala este conceputa ca un mecanism etapizat si proportional, adaptat realitatii fiecarei entitati juridice, si nu ca o obligatie uniforma aplicabila tuturor angajatorilor.
Importanta determinarii corecte a entitatilor vizate
Pentru grupurile care opereaza prin mai multe entitati juridice in Romania, determinarea aplicabilitatii prevederilor privind transparenta salariala este un exercitiu esential. In lipsa unei mapari clare a entitatilor angajatoare si a numarului de lucratori la nivelul fiecareia, companiile risca fie sa implementeze masuri disproportionate acolo unde acestea nu sunt inca necesare, fie sa ignore obligatii reale ale unor entitati care depasesc pragurile legale aplicabile.
Atat directiva, cat si instrumentele de orientare europeana pornesc de la premisa ca angajatorul reprezinta unitatea reala de analiza, ceea ce face din determinarea aplicabilitatii la nivel de entitate juridica primul pas logic si juridic corect. Acest exercitiu presupune identificarea entitatilor care au calitate de angajator, analiza numarului de lucratori si incadrarea fiecarei entitati in pragurile si calendarele relevante, astfel incat concluziile sa poata fi documentate si sustinute.
Abia dupa parcurgerea acestei etape devine relevanta discutia despre evaluarea posturilor sau utilizarea unor metodologii specifice, in masura in care acestea sunt aplicabile entitatii respective.
Cand transparenta salariala intalneste Employee Stock Option Plans (ESOP)
Dupa ce stabilim corect cine este angajatorul vizat si ce obligatii i se aplica, urmatoarea intrebare fireasca este ce intra, in mod real, in sfera remuneratiei analizate. Iar aici discutia devine mai sensibila decat pare la prima vedere. Atat Directiva (UE) 2023/970, cat si abordarile explicative dezvoltate in jurul ei trateaza remuneratia intr-un sens larg, care nu se opreste la salariul de baza, ci include si componente complementare sau variabile. In anumite configuratii, aceasta logica poate face relevanta si analiza planurilor de tip ESOP in contextul transparentei salariale.
Tocmai aici apare una dintre cele mai interesante zone de risc pentru grupurile internationale. De cele mai multe ori, planurile ESOP sunt gandite la nivel de grup, aprobate centralizat si comunicate ca parte a unei strategii unitare de retentie sau incentivare. Dar obligatiile de transparenta salariala nu urmaresc grupul ca realitate economica, ci angajatorul ca realitate juridica. Cu alte cuvinte, chiar daca arhitectura planului este comuna, relevanta sa pentru analiza remuneratiei trebuie inteleasa si documentata la nivelul fiecarei entitati care are salariati proprii.
De aceea, adevarata provocare nu este existenta unui ESOP, ci felul in care acesta este administrat, reflectat si sustinut documentar in cadrul fiecarei entitati juridice relevante. Eligibilitatea, criteriile de acordare, momentul acordarii, valoarea beneficiului si relatia sa cu celelalte componente ale pachetului de remunerare pot deveni elemente esentiale intr-o analiza de conformitate. Iar pentru companiile care vor trebui sa raporteze diferentele de remunerare, o abordare superficiala a acestor beneficii poate transforma un instrument de retentie valoros intr-o sursa evitabila de expunere juridica si operationala.
Concluzie
Transparenta salariala nu mai este doar o tema de politici interne sau de buna guvernanta, ci o obligatie europeana care va cere companiilor sa fie mult mai precise in felul in care isi definesc, documenteaza si explica structura remuneratiei. Iar primul test de claritate nu priveste nivelul salariilor, ci identificarea corecta a angajatorului caruia i se aplica obligatiile si a componentelor de remuneratie care pot deveni relevante in analiza.
Pentru grupurile de companii, acest lucru inseamna ca analiza nu poate ramane la nivelul unei politici centralizate sau al unei abordari uniforme de grup. Aplicabilitatea trebuie stabilita entitate cu entitate, iar evaluarea remuneratiei trebuie facuta suficient de riguros pentru a surprinde nu doar salariul de baza, ci si beneficiile complementare sau variabile, inclusiv acolo unde planurile ESOP pot avea relevanta. In fond, conformitatea reala incepe acolo unde structura juridica, practica de remunerare si documentatia interna se intalnesc coerent la nivelul fiecarui angajator.
*****
Despre TMF
TMF Romania este parte a TMF Group, furnizor global de servicii de conformitate si administrare, cu 9.100 de specialisti si 120 de birouri in 85 de jurisdictii. TMF sprijina corporatii, institutii financiare si administratori de fonduri prin servicii esentiale de contabilitate, taxe, gestiune salariala, administrare a fondurilor, conformitate si management al entitatilor.
Prin departamentul Global Entity Management (GEM), TMF Romania asista clientii in gestionarea structurilor corporative, cu accent pe conformitatea legala, guvernanta corporativa si mentinerea documentatiei entitatilor aliniata cerintelor legale aplicabile. In acest context, GEM poate sprijini revizuirea si actualizarea documentelor interne ale entitatilor si ofera servicii de administrare a planurilor ESOP, prin suport operational si tehnologic la nivel de entitate juridica.